LIBERO - Catalogo Unico

Il sistema per la gestione del Catalogo Unico in LIBERO si basa sull'organizzazione delle biblioteche-membri in un'architettura "top down", ossia si basa su:
- Catalogazione nel Catalogo Unico
- Rispetto dei record di authority del Sistema
- Trasferimento dei record in pochi secondi
- Successiva aggiunta dei dettagli locali
- Ricezione delle modifiche al record del Catalogo Unico

I principali obiettivi del Modulo di gestione del Catalogo Unico sono:
- Rendere omogenea la catalogazione
- Ogni biblioteca mantiene la propria autonomia in locale
- Ogni biblioteca può personalizzare il proprio sistema
- Gli operatori possono effettuare le ricerche nel Catalogo Unico, come anche in un set combinato di Biblioteche
- Gli utenti registrati possono effettuare prenotazioni su documenti di tutto il Sistema di Biblioteche
- Gli utenti registrati possono fare richieste di Prestito Interbibliotecario a tutte le Biblioteche del Sistema.
Questo Modulo per il Catalogo Unico si basa su alcuni concetti fondamentali. Ossia il Sistema di Biblioteche è composto da biblioteche locali che confluiscono in un Catalogo Unico. Il Catalogo Unico, a sua volta, raggruppa tutti i record bibliografici completi delle rispettive localizzazioni, ossia delle indicazioni su quale biblioteca possiede una copia di quel titolo, ma anche dello status di ogni copia, ossia la disponibilità o meno ed eventualmente anche a chi attualmente è in prestito.

Il modulo Catalogo Unico si basa dunque sui seguenti componenti:
- Il catalogo collettivo
- Un file contenente l'archivio di tutti gli utenti registrati al Sistema di Biblioteche
- Un file contenente lo stato di disponibilità di tutte le copie del Sistema.
Ogni singola biblioteca scarica in locale i record bibliografici dal Catalogo Unico, ma possono anche crearne di propri senza per forza trasferirli al Catalogo Collettivo. La singola biblioteca può definire i propri campi Marc, che naturalmente non verranno sovrascritti quando verranno scaricati record bibliografici dal Catalogo Unico.
Un processo notturno provvede al trasferimento dei dati relativi allo stato di copie e utenti al database del Catalogo Unico. La gestione e l'aggiunta di record bibliografici viene dunque delegato al Catalogo Collettivo e i dettagli locali vengono trasferiti utilizzando un processo in background, in tempo reale, verso i database locali.
Le biblioteche hanno accesso al Catalogo Unico per creare nuovi record o modificare quelli esistenti. Il bibliotecario deve indicare con una nota di possesso legata al titolo qual è la Biblioteca che lo possiede. Da quel momento viene trasferita una copia del record bibliografico al sistema locale, ogni volta che questo viene modificato. Il primo trasferimento viene inizializzato quando il bibliotecario registra per la prima volta la nota di possesso. Tutti i record nuovi e modificati vengono poi automaticamente trasferiti a ciascun database locale che possiede il record in questione.

Ciascuna biblioteca che possiede una copia del titolo descritto è indicata nel Catalogo Unico. Questo contiene inoltre brevi informazioni sulla circolazione per ciascuna copia. Queste comprendono:
- Barcode
- Localizzazione (sigla della Biblioteca)
- Data di rientro (se in prestito)
- Autorizzazione al Prestito Interbibliotecario
- La disponibilità al prestito

Il sistema di gestione del Catalogo Unico prevede un unico archivio di utenti iscritti, che contiene i dati minimi per l'identificazione della persona e quindi l'autorizzazione all'accesso ai servizi (prenotazioni, ILL), ossia: codice dell'utente, nome e cognome, biblioteca di appartenenza, autorizzazione all'ILL.
E' possibile permettere all'utente di fare una prenotazione o una richiesta di Prestito Interbibliotecario da qualsiasi Biblioteca del Sistema. La richiesta fatta ad una Biblioteca che non sia quella presso cui l'utente è iscritto, verrà inviata per una conferma anche a quest'ultima.
Ciascun catalogo locale è completamente indipendente e ciascun sistema locale può operare secondo le proprie "polices" per il prestito e con il proprio set di parametri. Ogni notte le statistiche dei prestiti per tutte le copie verranno esportate e trasferite al Catalogo Unico. In più verrà trasferito anche lo status di ciascun record di utente. Il flusso di informazioni viaggia in una unica direzione, verso il Sistema Catalogo Unico, che è indipendentemente aggiornato ogni notte, quando vengono trasferiti i record utenti e gli status dei prestiti. I record che vengono cancellati verranno contrassegnati nel file di trasferimento, in modo tale da cancellarli automaticamente anche nel catalogo Unico.
I record vengono trasferiti in un database temporaneo, collegato alla rete. Il Catalogo Unico verrà automaticamente aggiornato con questo database temporaneo, senza il bisogno di un export fisico dei dati. Per precauzione l'esportazione di questo database può essere fatto manualmente dal personale tecnico nel caso non esista una connessione tra sistemi locali e Catalogo Unico.
Questo processo supporta anche un sistema di backup ridondante per qualsiasi possibile interruzione della rete. I record bibliografici non vengono mai cancellati durante questi processi di aggiornamento del Catalogo Unico.